Privacy verklaring
Welke gegevens worden bewaard door Amateur kunstkring Heerlerbaan:
Naam, adres, telefoonnummer en email adres.
Waarvoor worden de bewaarde gegevens gebruikt :
- Ledenadministratie.
- Contact met de leden in verband met activiteiten en mededelingen.
- Om de leden een overzicht te sturen van alle leden zodat ze ook onderling contact kunnen hebben.
Hoelang worden de gegevens bewaard?
De gegevens worden bewaard zolang het lidmaatschap duurt.
Bij beëindiging van het lidmaatschap zullen de gegevens worden verwijderd.
Bij het beëindigen van het lidmaatschap kan het betreffende lid gevraagd worden of zijn of haar gegevens toch in de administratie mogen blijven staan om toch contact te blijven houden.
Bij inschrijving als lid van Amateur kunstkring Heerlerbaan zal het nieuwe lid deze privacy verklaring krijgen in tweevoud. Het lid en de secretaris zullen deze verklaring dienen te ondertekenen. Tevens ontvangt het nieuwe lid een inschrijfformulier en een vrijwaringverklaring die beide door het lid ondertekend dienen te worden.
De privacy verklaring, het inschrijfformulier en de vrijwaringverklaring zullen door de secretaris thuis in een aparte map bewaard worden.
Gebruik mailadressen.
De mailadressen van de leden zullen alleen gebruikt worden voor intern gebruik binnen Amateur kunstkring Heerlerbaan.
Indien de secretaris een mail stuurt naar een van de leden of meerdere leden dient hij die mail aan zichzelf te richten en de geadresseerden in de BCC te zetten.
tevens dient de secretaris een disclaimer onder de mail te zetten.
De mailadressen mogen door de leden alleen voor intern gebruik binnen Amateur kunstkring Heerlerbaan gebruikt worden.
Het is de leden niet toegestaan de mailadressen door te geven aan niet leden van Amateur kunstkring Heerlerbaan.
Indien de gegevens gebruikt worden voor extern gebruik dient de secretaris eerst toestemming te vragen aan het betreffende lid/leden.
Wijze van bewaren.
De secretaris zorgt voor een veilige opslag van de gegevens.
De papieren versie zal door de secretaris in een map thuis bewaard worden.
De digitale versie zal door de secretaris op twee verschillende USB-sticks bewaard worden. Een stick dient voor dagelijks gebruik en de andere stick dient als back up.
De bewaartijd van de digitale gegevens zijn gelijk aan de bewaartijd van het papieren archief .
De gegevens van de leden van Amateur kunstkring Heerlerbaan mogen onder geen enkele voorwaarde door het bestuur of door de leden van Amateur kunstkring Heerlerbaan gebruikt worden voor commerciële doeleinden.
Ieder lid van Amateur kunstkring Heerlerbaan heeft ten alle tijden recht op het inzien van zijn of haar gegevens. Ook kan een lid ten alle tijden de secretaris opdracht geven om één of meerdere gegevens te verwijderen uit het digitale of papieren archief. De secretaris is verplicht aan dit verzoek te voldoen.
Bij verwijdering van gegevens uit het papieren archief dienen die gegevens zodanig te worden vernietigd dat ze niet meer leesbaar en/of bruikbaar zijn.
De bewaarde gegevens die bij de secretaris liggen mogen alleen door de bestuursleden worden ingezien. Indien een lid deze gegevens wil inzien zal het betreffende lid hier schriftelijk, onder opgave van reden, toestemming moeten vragen aan het voltallige bestuur. Het bestuur mag ten alle tijden dit verzoek afwijzen.